Nuevo modelo de facturación electrónica para una empresa mayorista (retail) en México

Abstract

RESUMEN: Esta investigación aborda la problemática de estandarización del proceso de facturación electrónica del sector mayorista (retail) en México. Ya que este sector no cuenta con una addenda1, estándar que permita una integración adecuada en los procesos de facturación electrónica (PFE); lo que genera altos costos operativos y tiempos de respuesta largos para la empresa en estudio, ese hace necesario desarrollar una solución para cada cliente. La metodología de investigación tiene un enfoque cualitativo y esta soportado por la técnica de investigación activa. Para recopilar la información sobre el proceso de facturación electrónica (PFE), se llevaron a cabo entrevistas estructuradas aplicadas a cuatro analistas de cartera de los principales clientes mayoristas. Además, se aplicaron entrevistas semi-estructuradas a dos líderes de tecnología de información para caracterizar el proceso de facturación electrónica (PFE) a nivel sistema de información (SI) y de crédito y cobranza. Como resultado de este trabajo, se llevaron a cabo modificaciones a la base de datos, insertándose información en “órdenes de compra” y “folios de recibo”, sin la necesidad de requerir un recibo electrónico que contenga esos datos. Con esto, se disminuyeron significativamente los costos operativos y los tiempos de desarrollo para la implementación de las addendas con los clientes mayoristas. ABSTRACT: This research project addresses the problem in which the trading partners of the wholesale sector (retail) in Mexico are in the process of electronic billing. Because if they did not have a standard addenda resulting impact on operating costs and operating times having to develop a solution for each client. For this reason it was necessary to analyze and understand the billing systems of the company under study, to develop a proposal that achieves standardize the process of e-invoicing in the company and thereby meet the required commercial data (Addendum) by major wholesalers (retailers) so that invoices can be collected in a timely manner. That is why the current electronic invoicing process to understand the problem and get a proper billing process is detailed. The methodological approach was a qualitative technique through action research approach. For this an instrument that consisted of semi-structured interviews applied to four analysts holding major wholesale customers (retailers) was designed. Also, also semi structured two leading information technology to characterize the process of system-level electronic invoicing and credit and collection level interviews were applied. The implementation results of the characterization process electronic invoicing were inserting a table in the current database to capture the purchase order and receipt Folio (of customers) without the need of an electronic receipt (RECADV) containing that data. With this, it significantly reduced operating costs and development time for implementing the addendums to wholesale customers (retailers). In conclusion, this research project helped the company in question to standardize the process of implementing electronic invoicing.